Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Lars Badorrek
Ungebundener Versicherungsmakler & Finanzanlagenvermittler
Marie-Curie-Straße 6
49076 Osnabrück
Deutschland

Telefon: +49 1575 2550400
E-Mail: info@larsbadorrek.de

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Anwendung sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung der betroffenen Person oder soweit eine Rechtsgrundlage die Verarbeitung gestattet.

Der Partnerassistent ist eine Software für Finanz- und Versicherungsberaterinnen und -berater sowie deren Vertriebspartner. Tragen registrierte Nutzer Daten ihrer eigenen Kontakte, Kundinnen und Kunden ein, verarbeiten wir diese Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Nutzers (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO). Für diese Inhalte ist der jeweilige Nutzer datenschutzrechtlich Verantwortlicher.

Zu den Kontakten der Nutzer verarbeitet der Partnerassistent Stammdaten (Name, Kontaktdaten, Anschrift, Geburtsdatum und Geburtsort, Familienstand, Arbeitgeber), Angaben zu Verträgen und Schäden, Dokumente sowie Nachrichten in Vorgängen und aus der Kunden-App (Abschnitt 13). Dokumente wie Anträge, Policen oder Beratungsprotokolle und Nachrichten können besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, insbesondere Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO).

Gesundheitsdaten nimmt der Partnerassistent in Dokumenten und Nachrichten auf: in Kopien aus Professional Works oder Fonds Finanz, in Dateien, die Nutzer selbst hochladen, in Unterlagen und Nachrichten, die Kundinnen und Kunden über die Kunden-App senden, etwa bei einer Schadenmeldung, und in Nachrichten und Anhängen von Vorgängen. Typisch sind Gesundheitsfragen in Anträgen, Risikovoranfragen, Arztberichte, Leistungs- und Schadenunterlagen sowie Schweigepflichtentbindungen. Die Verarbeitung dient allein der Vermittlung und Betreuung der Versicherungen der Kundin oder des Kunden. Für die Rechtsgrundlage, in der Regel eine ausdrückliche Einwilligung der Kundin oder des Kunden (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), sorgt der Nutzer als Verantwortlicher; wir verarbeiten diese Daten nur in seinem Auftrag. Zum Schutz speichern wir jede Datei einzeln verschlüsselt (Abschnitt 17). Sehen kann sie nur, wer den Kunden betreut oder an ihm mitarbeitet, etwa eine Assistenz oder die Führungskraft im Einblick; wer eine Akte nur ansehen darf, bekommt keine Dokumente. Der KI-Assistent (Abschnitt 11) liest keine Dokumente.

In Freitext wie Kommentare, Aufgaben, Checklisten, eigene Felder und den Chat gehören Gesundheitsangaben, Bankverbindungen, Steuer- und Ausweisnummern nicht. Beim Eintippen solcher Werte erscheint ein Hinweis. Bankverbindung, Steuer-ID, Sozial- und Krankenversicherung zeigt der Partnerassistent nur auf Abruf aus Professional Works an und speichert sie nicht. Welche Daten aus Professional Works kommen und wie lange sie bleiben, steht in Abschnitt 10.

Bei jedem Aufruf unserer Anwendung übermittelt Ihr Browser technisch bedingt Daten an unseren Server, insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem (User-Agent). Ohne diese Daten kann die Anwendung nicht ausgeliefert werden.

Bei jedem Anmeldeversuch speichern wir in einem Sicherheitsprotokoll den Zeitpunkt, das Ergebnis (erfolgreich, fehlgeschlagen oder gesperrt), die eingegebene E-Mail-Adresse, bei einem bestehenden Nutzerkonto dessen Kennung sowie die vollständige IP-Adresse. So erkennen wir unberechtigte Zugriffsversuche und können Sicherheitsvorfälle aufklären. Die Einträge werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

Im selben Protokoll halten wir weitere Schritte fest, etwa das Absenden einer Feedback-Meldung oder das Verbinden einer KI-App, teils mit IP-Adresse. Diese Einträge bleiben als Nachweis bestehen. Die IP-Adresse und E-Mail-Adressen anderer Personen entfernen wir daraus nach 12 Monaten automatisch.

Um Missbrauch zu begrenzen, zählt der Server Anfragen je IP-Adresse, etwa bei Anmeldung, Registrierung, Passwortvergabe sowie auf Empfehlungs- und Umfrageseiten. Diese Zähler liegen nur im Arbeitsspeicher des Servers und werden nicht dauerhaft gespeichert. Nach Ablauf ihres Zeitfensters von höchstens einer Stunde werden sie nicht mehr verwendet, bei einem Neustart gehen sie verloren.

Betriebs- und Fehlermeldungen der Anwendung landen in einem Protokoll, das in seiner Größe begrenzt ist. Ältere Einträge werden fortlaufend überschrieben. IP-Adressen schreibt die Anwendung dort nicht hinein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch fehlerfreien Bereitstellung und der Sicherheit unserer Systeme. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

Unsere Anwendung wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Die Server stehen in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (Deutschland). Mit dem Hosting-Dienstleister besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Bereitstellung unseres Angebots).

Die Videos der Kurse speichert und überträgt bunny.net (BunnyWay d.o.o., Cesta komandanta Staneta 4A, 1215 Medvode, Slowenien). Beim Abspielen lädt Ihr Browser das Video und den Player von deren Servern, dabei wird Ihre IP-Adresse übermittelt. Welche Lektionen Sie gesehen haben, speichern nur wir. Mit bunny.net besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für die Nutzung des Partnerassistenten ist ein Nutzerkonto erforderlich. Bei der Registrierung und Nutzung verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse und ein verschlüsselt gespeichertes Passwort sowie die im Rahmen der Nutzung entstehenden Konto-, Planungs- und Abrechnungsdaten.

Innerhalb eines Teams legt die Führungskraft Rolle, Zuordnung in der Struktur und die Karrierestufe laut Geschäftsplan (mit Prozentsatz) fest. Daraus ergibt sich, welche Bereiche der Anwendung angezeigt werden. Die Stufe sehen nur die Person selbst und die Führungskräfte über ihr. Führungskräfte sehen außerdem Wochencheck und Monatsplanung der Personen in ihrer Struktur, wann diese zuletzt angemeldet waren, ihre Abschlüsse, Einkommen und Firmenwert (auch nach Bereichen) sowie den daraus gerechneten 4circles-Status. Ebenso sehen sie, wann die Personen zuletzt online waren und wie lange der Partnerassistent je Tag geöffnet war. Die Dauer kann jede Person unter Einstellungen → Datenschutz für ihre Führung abschalten; dann sehen die Führungskräfte nur noch, wann sie zuletzt online war. Die Dauer ermitteln wir aus einem Signal, das der Browser alle 30 Sekunden sendet, solange der Partnerassistent geöffnet ist; Pausen über drei Minuten zählen nicht. Die Tageswerte löschen wir nach 91 Tagen, die bloße Angabe, an welchen Tagen jemand angemeldet war, nach 400 Tagen. Beim Abschluss rechnet der Partnerassistent aus der eingegebenen BWS oder den eingegebenen Beiträgen Einkommen und Firmenwert-Plus. Gespeichert werden nur diese Ergebnisse, die Beiträge selbst nicht.

Nutzer können ein Profilbild hochladen. Der Browser schneidet es vorher quadratisch zu und verkleinert es, wir speichern nur dieses Bild. Sehen können es Personen, die im selben Konto aktiv sind. Wer es entfernt oder wessen Zugang gelöscht wird, dessen Bild löschen wir.

Im Chat schreiben sich die Personen eines Kontos Nachrichten, auch mit Fotos, Videos, Dokumenten und Sprachnachrichten. Alles liegt auf unseren Servern in Deutschland und ist nur für die Mitglieder des jeweiligen Chats abrufbar. Der Chat zeigt, wer gerade schreibt, ob eine Nachricht angekommen ist und ob sie gelesen wurde. Lesebestätigungen lassen sich für Direktchats unter Einstellungen - Datenschutz abschalten. „Für alle löschen“ entfernt Text und Anhänge einer Nachricht, „Für mich löschen“ blendet sie nur für die Person selbst aus.

Im Büro hören sich Personen desselben Kontos, die nahe beieinanderstehen, sobald sie den Ton einschalten; erst dann fragt der Browser nach dem Mikrofon. Die Sprache läuft verschlüsselt direkt von Browser zu Browser (WebRTC). Unser Server vermittelt nur den Verbindungsaufbau, hört nichts mit und speichert nichts davon. Dabei erfahren die Browser der Gesprächspartner die IP-Adresse des jeweils anderen. Wie der eigene Anschluss von außen erreichbar ist, erfragt der Browser bei unserem eigenen Server in Deutschland (STUN). Kommt keine direkte Verbindung zustande, etwa hinter einem strengen Router, leitet derselbe Server den verschlüsselten Ton weiter (TURN), ohne ihn entschlüsseln zu können. Er protokolliert dabei Verbindungen mit IP-Adresse und Nutzerkennung in einem Protokoll, das in seiner Größe begrenzt ist und fortlaufend überschrieben wird.

Anmeldung, Zwei-Faktor-Anmeldung und Geräte

Partnerassistent und Beraterassistent nutzen ein gemeinsames Konto für die Anmeldung, das wir auf unseren Servern in Deutschland führen. Freiwillig lässt sich eine Zwei-Faktor-Anmeldung einschalten: mit einer Authenticator-App, einem Code per E-Mail oder einem Passkey (Touch ID, Face ID, Windows Hello oder ein Sicherheitsschlüssel). Dafür speichern wir von der Authenticator-App nur den geheimen Schlüssel, verschlüsselt. Von einem Passkey speichern wir nur den öffentlichen Schlüssel mit Kennung, Zähler, Bezeichnung und der Angabe, ob er in einer Cloud gesichert ist; der private Schlüssel und Ihre biometrischen Daten verlassen Ihr Gerät nie. Von den zehn Notfallcodes speichern wir nur einen nicht umkehrbaren Prüfwert (Hash). Einen Code per E-Mail speichern wir ebenfalls nur als Hash, er gilt 10 Minuten und nur einmal.

Unter Einstellungen - Sicherheit sehen Sie Ihre angemeldeten Geräte und Ihre letzten Anmeldungen, auch fehlgeschlagene: mit Zeitpunkt, Ergebnis, Weg der Anmeldung, einer groben Gerätebezeichnung aus der Browserkennung (etwa „Chrome auf Windows“) und dem Produkt. IP-Adressen zeigen diese Listen nicht, sie stehen nur im Sicherheitsprotokoll (Abschnitt 3). Einträge zu Sitzungen löschen wir nach 45 Tagen. Meldet sich jemand auf einem Gerät an, das bei Ihrem Konto in den letzten 90 Tagen nicht vorkam, oder ändern sich E-Mail-Adresse, Passwort oder Zwei-Faktor-Anmeldung, schicken wir Ihnen einen Hinweis per E-Mail, ohne Codes und ohne IP-Adresse.

Neue Passwörter prüfen wir auf bekannte Datenlecks mit dem Dienst Pwned Passwords von Have I Been Pwned (Troy Hunt, Australien), ausgeliefert über Cloudflare. Dabei geht nur der Anfang des SHA-1-Prüfwerts Ihres Passworts an den Dienst, nämlich die ersten fünf von 40 Zeichen. Der Dienst antwortet mit allen bekannten Prüfwerten, die so beginnen; verglichen wird auf unserem Server. Das Passwort selbst und sein vollständiger Prüfwert verlassen unsere Server nie, ein Rückschluss auf Sie oder Ihr Passwort ist so nicht möglich. Steht ein Passwort in einem bekannten Datenleck, bitten wir Sie, ein anderes zu wählen.

Die Löschung Ihres Kontos können Sie unter Einstellungen - Sicherheit beantragen, auf Wunsch mit einem Grund. Bis wir den Antrag bearbeitet haben, können Sie ihn dort zurückziehen. Antrag und Grund bewahren wir bis zur Entscheidung auf; mit dem Konto löschen wir auch den Antrag. Für diese Funktionen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Hinweis-Mails und die Prüfung auf Datenlecks zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz Ihres Kontos vor Missbrauch).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen). Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach dessen Beendigung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. nach HGB und AO) entgegenstehen. Gelöschte Kontakte und Karten liegen 30 Tage im Papierkorb und werden danach endgültig gelöscht.

Wir setzen technisch notwendige Cookies ein, um die Anmeldung und die Sitzungsverwaltung (Login-Status) zu ermöglichen und die gewählte Darstellung (hell oder dunkel) zu merken. Ohne diese Cookies ist eine sichere Nutzung des geschützten Bereichs nicht möglich. Rechtsgrundlage für die Speicherung dieser unbedingt erforderlichen Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Tracking-, Werbe- oder Analyse-Cookies von Drittanbietern setzen wir nicht ein.

E-Mails des Partnerassistenten versenden wir über den E-Mail-Server (SMTP) der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4-6, 32339 Espelkamp. mittwald verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Servern in Deutschland. Verarbeitet werden die E-Mail-Adresse der Empfängerin oder des Empfängers und der Inhalt der Nachricht. Wir versenden:

• Einladungen: Lädt ein Konto eine Person ins Team ein, erhält sie eine E-Mail mit dem Namen des Kontos, dem Namen der einladenden Person und einem Link zum Festlegen des Passworts. Der Link ist 7 Tage gültig.
• Morgen-Mail „Dein Tag“: Nutzer erhalten an die E-Mail-Adresse ihres Nutzerkontos eine Übersicht des Tages mit Terminen, Aufgaben, Karten mit Datum, offener Nacharbeit, Anlässen der Partner und dem Monatsfokus. Die Mail enthält dafür Titel, Uhrzeiten und Namen von Kontakten. An Tagen ohne Einträge kommt keine Mail. Voreingestellt ist Montag bis Samstag um 8 Uhr. Unter Einstellungen → Benachrichtigungen lassen sich Uhrzeit und Tage ändern oder die Morgen-Mail abbestellen, jede Mail verlinkt dorthin.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Daten der Kontakte eines Nutzers die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Der Partnerassistent zeigt Benachrichtigungen in der Anwendung (Glocke im Seitenkopf): Erinnerungen an Termine und Aufgaben, neu zugewiesene Aufgaben, Erwähnungen in Kommentaren und Änderungen an beobachteten Karten. Gespeichert werden Art, Titel, kurzer Text, Link, auslösende Person, Zeitpunkt und ob die Benachrichtigung gelesen wurde.

Auf Wunsch erscheinen diese Benachrichtigungen zusätzlich als Push-Meldung auf Ihrem Gerät (Web Push). Push wird je Gerät unter Einstellungen → Benachrichtigungen eingeschaltet und setzt Ihre Erlaubnis im Browser voraus. Für jedes Gerät speichern wir dann das Push-Abonnement: die vom Browser vergebene Adresse beim Push-Dienst (Endpunkt), die zugehörigen Schlüssel zur Verschlüsselung, die Browserkennung (User-Agent) sowie den Zeitpunkt der Anmeldung und der letzten Zustellung. Je Nutzer speichern wir höchstens zehn Geräte.

Zugestellt werden Push-Meldungen über den Push-Dienst des Browser- bzw. Geräteherstellers, etwa Apple (Safari), Google (Chrome, Android), Mozilla (Firefox) oder Microsoft (Edge). Welcher Dienst das ist, legt Ihr Browser fest. Der Inhalt ist nach RFC 8291 verschlüsselt, nur Ihr Gerät kann ihn lesen. Der Push-Dienst erhält den Endpunkt und Angaben zur Zustellung. Diese Anbieter können Daten auch außerhalb der EU, etwa in den USA, verarbeiten.

Eine Push-Meldung enthält einen Titel, einen kurzen Text und einen Link in die Anwendung, zum Beispiel die Uhrzeit und den Titel eines Termins mit dem Namen des Kontakts oder den Hinweis, dass Sie jemand erwähnt hat. Den Text von Kommentaren senden wir nicht mit.

Unter Einstellungen → Benachrichtigungen lassen sich Push-Meldungen für alle Geräte ausschalten, eine Ruhezeit festlegen (voreingestellt 21 bis 7 Uhr) oder ein Gerät abmelden. Beim Abmelden löschen wir das Abonnement dieses Geräts. Entziehen Sie die Erlaubnis im Browser, kommen keine Meldungen mehr an. Meldet der Push-Dienst ein Abonnement als ungültig, löschen wir es ebenfalls. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, das Einschalten auf dem Gerät erfolgt nur mit Ihrer Erlaubnis (§ 25 Abs. 1 TDDDG).

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen die Daten, sobald sie für die Erreichung des Zwecks nicht mehr erforderlich sind.

Über „Feedback“ in der Seitenleiste melden Nutzer Fehler, Anmerkungen und Wünsche. Wir speichern dazu Art und Beschreibung der Meldung, Name, E-Mail-Adresse und Konto der meldenden Person sowie die aufgerufene Seite, Browserkennung (User-Agent) und Fenstergröße. Beim Öffnen nimmt der Browser einen Screenshot des sichtbaren Fensters auf, der auch Namen und Angaben von Kontakten zeigen kann. Vor dem Senden lässt sich der Screenshot ansehen, bearbeiten, ersetzen oder entfernen. Geschwärzte Bereiche werden schon im Browser übermalt und nicht übertragen. Auf Wunsch gehen angehängte Dateien und eine technische Diagnose mit: die letzten Konsolenausgaben und Fehlermeldungen des Browsers sowie fehlgeschlagene Anfragen mit Methode, Adresse ohne Parameter und Status, ohne Inhalte. Die Meldung geht zusätzlich per E-Mail an uns (Abschnitt 7). Wir nutzen Meldungen nur, um Fehler zu beheben und die Anwendung zu verbessern. Wird ein Nutzerkonto gelöscht, löschen wir auch seine Meldungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer fehlerfreien Anwendung), für Daten von Kontakten im Screenshot die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Nutzer können den Partnerassistenten mit anderen Diensten verbinden. Eine Verbindung entsteht nur, wenn der Nutzer sie selbst einrichtet, und lässt sich jederzeit unter Einstellungen → Verbindungen wieder trennen. Zugangsschlüssel (Tokens) speichern wir verschlüsselt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Daten der Kontakte eines Nutzers die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

10.1 Professional Works

Mit einem eigenen API-Token des Nutzers gleicht der Partnerassistent Kunden aus der Maklersoftware Professional Works ab. Übernommen werden Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum und Status sowie Anrede, Titel, Anschrift samt früherer Anschriften, Geburtsort, Familienstand und Arbeitgeber. Ändert der Nutzer diese Stammdaten im Partnerassistenten, schreiben wir sie nach Professional Works zurück. Von Verträgen übernehmen wir Sparte, Gesellschaft, Status, Laufzeit, Zahlweise, Vertragsart, Vermittlernummer und Angaben zum versicherten Objekt wie Kennzeichen oder Anschrift, von Schäden Schadennummer, Datum, Stand und die Sachbearbeitung bei der Gesellschaft. Außerdem übernehmen wir die Beziehungen zwischen Kunden und den Haushalt. Investition, Vertragsnummer, Tarif und Schadenhöhe kommen dazu, solange der Inhaber des Accounts das nicht abschaltet; diese Werte sieht nur der Nutzer, dem der Kunde zugeordnet ist, bei Kunden eines Einsteigers außerdem die Führungskräfte über ihm, die ihn einarbeiten. Korrigiert der Nutzer Verträge im Partnerassistenten, gehen die Änderungen an Professional Works. Bankverbindung, Steuer-ID, Sozialversicherung und Krankenversicherung zeigt der Partnerassistent nur auf Abruf an, Bankverbindung und Steuer-ID teilweise verdeckt; gespeichert werden sie nicht. Von Kundennotizen lesen wir nur Titel und Datum, der Inhalt bleibt in Professional Works. Auf Wunsch des Nutzers legt der Partnerassistent Interessenten, Notizen und Dokumente in Professional Works an. Dokumente, die dabei an Professional Works gehen, reichen wir nur durch.

Dokumente aus Professional Works, etwa Policen und Schreiben, die Gesellschaften dorthin übermitteln, kopiert der Partnerassistent für verknüpfte Kunden in seine Dokumentablage. Dort können Nutzer auch selbst Dokumente hochladen. Diese Dokumente können Gesundheitsdaten enthalten, dafür gilt Abschnitt 2. Jede Datei wird einzeln verschlüsselt auf unseren Servern in Deutschland gespeichert (Abschnitt 4), wie die übrigen Daten der Anwendung, und mit der Datenbank täglich gesichert. Die Dokumente sieht, wer den Kunden betreut oder an ihm mitarbeitet. Gelöschte Dokumente liegen 30 Tage im Papierkorb und werden danach endgültig gelöscht. Je Dokument ist vermerkt, ob die Kundin oder der Kunde es in der Kunden-App (Abschnitt 13) sieht. Ab Werk gilt das für Verträge, Beratungsunterlagen und Schadenunterlagen, der Nutzer kann es je Dokument ändern.

Über „Unterschreiben lassen“ öffnet der Partnerassistent DEMV Sign des Deutschen Maklerverbunds in einem neuen Fenster und gibt dabei Name und E-Mail-Adresse des Kunden in der Adresse mit. Das Dokument lädt der Nutzer dort selbst hoch; für die Verarbeitung bei DEMV Sign gelten dessen Bedingungen. Ob eine Gesellschaft die DEMV-Signatur annimmt, übernehmen wir aus den Stammdaten der Gesellschaften in Professional Works.

10.2 Google Kalender und Gmail

Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Beim Verbinden meldet sich der Nutzer bei Google an und erlaubt ausdrücklich den Zugriff. Wir fragen nur diese Berechtigungen an:

• Name und E-Mail-Adresse (openid, email): um das Google-Konto der Verbindung zuzuordnen.
• Kalendertermine (calendar.events): Termine, die der Nutzer im Partnerassistenten anlegt, tragen wir mit Titel, Zeit, Ort, Name des Kontakts und einem Link in den gewählten Google Kalender ein. Ändert oder löscht der Nutzer diese Termine in Google, übernehmen wir Zeit, Ort und Absage.
• Kalender lesen (calendar.readonly): Damit der Nutzer seine übrigen Termine im Partnerassistenten sieht, holen wir die Liste seiner Kalender. Er wählt selbst, welche angezeigt werden, ab Werk nur der Hauptkalender. Aus diesen Kalendern speichern wir Titel, Beginn und Ende, ob der Termin ganztägig ist, ob die Zeit belegt ist, die Farbe und ob Gäste eingeladen sind. Aus Kalendern, in die der Nutzer schreiben darf, kommen der Ort und die erlaubten Änderungen dazu, aus eigenen Kalendern seine Antwort auf die Einladung. Beschreibung und Teilnehmer bleiben bei Google. Wir halten nur den Zeitraum von 90 Tagen zurück bis ein Jahr voraus vor, ältere Termine löschen wir. Wählt der Nutzer einen Kalender ab oder trennt er die Verbindung, löschen wir dessen Termine. Verknüpft er einen solchen Termin mit einem Kontakt, bleiben Titel und Zeit an diesem Kontakt gespeichert.
• E-Mails senden (gmail.send): Schreibt der Nutzer im Partnerassistenten eine Nachricht und sendet sie über Gmail, übergeben wir Empfänger, Betreff und Text an Google. Wir lesen keine E-Mails und haben keinen Zugriff auf das Postfach.

Die Daten aus Google nutzen wir nur für diese Funktionen. Wir verkaufen sie nicht, nutzen sie nicht für Werbung, geben sie nicht an Dritte weiter und verwenden sie nicht zum Training von KI-Modellen. Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die der Partnerassistent von Google-APIs erhält, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

Die Zugangsschlüssel speichern wir verschlüsselt, bis der Nutzer die Verbindung trennt. Den Zugriff können Sie außerdem jederzeit in Ihrem Google-Konto unter myaccount.google.com/permissions entziehen. Google verarbeitet Daten auch in den USA. Die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

10.3 Calendly und Cal.com

Nutzer können eines dieser Buchungstools verbinden. Anbieter von Calendly ist die Calendly LLC, USA, Anbieter von Cal.com die Cal.com, Inc., USA. Mit dem Zugangsschlüssel des Nutzers bucht der Partnerassistent Termine über das Tool und erhält Benachrichtigungen über neue, verschobene und abgesagte Buchungen. Dabei verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer und den Termin der buchenden Person und legen dafür Kontakt und Termin an. Antworten aus dem Buchungsformular und Absagegründe speichern wir nicht. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw. das EU-US Data Privacy Framework.

10.4 WhatsApp Business

Anbieter ist die Meta Platforms Ireland Limited, Dublin, mit Verarbeitung auch durch die Meta Platforms, Inc., USA. Verbindet ein Nutzer seine geschäftliche WhatsApp-Nummer, übermittelt Meta die Nachrichten dieser Nummer an den Partnerassistenten - sowohl eingehende Nachrichten als auch die, die der Nutzer selbst in der WhatsApp-Business-App schreibt. Wir speichern davon ausschließlich den Nachrichtentext, die Rufnummer, den Zeitpunkt und die Richtung, und zwar nur bei Gesprächen mit Personen, die im Partnerassistenten bereits als Kontakt angelegt sind. Nachrichten aller übrigen Gespräche verwerfen wir unmittelbar beim Eingang. Von Bildern, Dokumenten, Videos und Sprachnachrichten speichern wir allein den Hinweis, dass etwas gesendet wurde, nie den Inhalt. Den gespeicherten Verlauf sieht ausschließlich der Nutzer, der den Kontakt betreut. Der Partnerassistent versendet über diese Verbindung keine Nachrichten. Die Verbindung lässt sich jederzeit trennen, der gespeicherte Verlauf auf Knopfdruck löschen. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw. das EU-US Data Privacy Framework. Für die Nutzung von WhatsApp gelten zusätzlich die Bedingungen von Meta.

10.5 Postfach und Vorgänge

Ein Nutzer kann sein E-Mail-Postfach mit Adresse und App-Passwort verbinden; das Passwort liegt verschlüsselt beim Partnerassistenten. Unter „Mail“ zeigt der Partnerassistent das Postfach direkt an, ohne Nachrichten zu speichern. Für Vorgänge, also Schriftverkehr mit Gesellschaften, Pool oder Kunden, gilt mehr: Legt der Nutzer dafür eine Kennung fest, liest der Partnerassistent sein Postfach alle fünf Minuten nur lesend mit und speichert ausschließlich Nachrichten, die zu einem Vorgang gehören (Kennung im Betreff oder Antwort auf eine Nachricht des Vorgangs). Gespeichert werden Absender, Empfänger, Betreff, Text und Anhänge. Alle übrigen Nachrichten bleiben unberührt, ungelesen und ungespeichert. Gesendet wird über das Postfach des Nutzers, die gesendete Nachricht bleibt im Vorgang. Briefe aus einem Vorgang bleiben dort samt PDF und Anlagen. Für alle Nutzer führen wir ein Verzeichnis der Versicherungsgesellschaften mit ihren Anschriften aus den Stammdaten von Professional Works und mit dienstlichen Kontaktdaten ihrer Ansprechpartner (Name, Funktion, Mail, Telefon). Übernimmt ein Nutzer die Adresse einer Gesellschaft, schlägt der Partnerassistent sie für das Verzeichnis vor; sichtbar für alle wird sie erst nach unserer Prüfung. Den Vorgang sehen der Nutzer, seine Assistenz, Bearbeiter und Beobachter sowie Führungskräfte, die Daten des Nutzers sehen. Vorgänge lassen sich nicht löschen: Erledigte stehen im Archiv der Organisation, denn sie sind Geschäftsbriefe, für die gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten (§ 257 HGB, § 147 AO, in der Regel sechs Jahre).

10.6 Fonds Finanz

Anbieter ist die Fonds Finanz Maklerservice GmbH, Riesstraße 25, 80992 München. Zum Verbinden meldet sich der Nutzer auf der Anmeldeseite von Fonds Finanz an und erlaubt dem Partnerassistenten den Zugriff; sein Passwort erhalten wir nicht. Wir speichern verschlüsselt den Zugangsschlüssel, den Fonds Finanz dafür ausstellt, die Maklernummer, Name und E-Mail-Adresse aus der Anmeldung sowie den Zeitpunkt der Anmeldung. Einmal am Tag erneuert der Partnerassistent den Zugangsschlüssel, damit die Verbindung nicht verfällt. Fonds Finanz verlangt alle 90 Tage eine neue Anmeldung, daran erinnern wir den Nutzer vorher. Jede Abfrage läuft mit der Anmeldung des Nutzers.

Arbeitet der Nutzer mit Professional Works, zeigt der Partnerassistent aus Fonds Finanz nur Courtage, Kontostand, Stornoreserve, Abrechnungen und Courtagesätze, dazu dienstliche Kontaktdaten der Ansprechpartner bei den Gesellschaften. Zu Courtagebuchungen gehören Vertragsnummer und Name der Kundin oder des Kunden. Diese Angaben ruft der Partnerassistent beim Ansehen ab und speichert sie nicht; damit die Seiten schnell laden, hält der Server sie einige Stunden im Arbeitsspeicher. Sehen kann sie nur der Nutzer selbst, nicht seine Führungskraft und nicht seine Assistenz. Ohne Professional Works kann Fonds Finanz stattdessen den Bestand liefern: Dann übernimmt der Partnerassistent Kunden, Verträge und Dokumente, wie es Abschnitt 10.1 für Professional Works beschreibt, soweit Fonds Finanz diese Angaben bereitstellt.

Öffnet der Nutzer den Kfz-Vergleich von Fonds Finanz, übermitteln wir Anrede, Titel, Name, Anschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adresse der Kundin oder des Kunden an Fonds Finanz, damit der Rechner vorbefüllt startet. Der Vergleich selbst läuft bei Fonds Finanz.

Reicht der Nutzer aus der Akte eine Bestandsübertragung über Fonds Finanz ein, übermitteln wir Anrede, Name, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Kundin oder des Kunden, die gewählten Verträge (Gesellschaft, Sparte, Versicherungsscheinnummer, auf Wunsch Beitrag, Zahlweise und Beginn) und die Maklervollmacht aus der Dokumentablage an Fonds Finanz. Fonds Finanz holt die Verträge damit bei der Gesellschaft ab. Wir speichern, wann welche Verträge eingereicht wurden, und den Stand, den Fonds Finanz je Vertrag meldet; die Vollmacht speichern wir dafür nicht noch einmal. Sehen kann das nur der Nutzer, der den Kunden betreut. Außer beim Kfz-Vergleich und bei Bestandsübertragungen schreibt der Partnerassistent nichts an Fonds Finanz. Trennt der Nutzer die Verbindung, löschen wir den Zugangsschlüssel.

10.7 Telefon und SMS (Telnyx)

Verbindet der Inhaber einer Organisation Telnyx, telefonieren Nutzer im Bereich Leads direkt im Browser und versenden SMS. Anbieter ist die Telnyx LLC, USA, für Kunden in der EU die Telnyx Ireland Limited, Irland. Für Anrufe und SMS übermitteln wir die Rufnummer der angerufenen Person und den Text der SMS an Telnyx; Telnyx stellt die Verbindung her, die Gespräche selbst laufen über Telnyx. Wir speichern Zeitpunkt, Richtung, Rufnummern, Dauer und Ergebnis eines Anrufs sowie Text und Zustellstand einer SMS beim Kontakt. Telnyx kann Daten auch in den USA verarbeiten; Telnyx ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, zudem gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Das Telefon im Browser verbindet sich über die Server von Telnyx in der EU. Wählt die Organisation bei Telnyx den Speicherort Deutschland, liegen Gesprächsdaten und Aufnahmen bei Telnyx in Deutschland. Die Zugangsdaten speichern wir verschlüsselt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Anrufe und SMS an Interessenten deren Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 UWG).

Mitschnitte von Gesprächen entstehen nur, wenn die Organisation sie erlaubt und der Nutzer sie im Gespräch ausdrücklich startet; vorher holt er das Einverständnis seines Gegenübers ein. Nachrichten auf der Mailbox eines Nutzers nimmt Telnyx auf, wenn ein Anruf nicht angenommen wird. Mitschnitte und Mailbox-Nachrichten holen wir sofort nach dem Gespräch von Telnyx ab, löschen sie dort und speichern sie verschlüsselt auf unseren Servern in Deutschland. Hören können sie nur Nutzer, die den Kontakt sehen dürfen. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

10.8 MeisterTask

Anbieter ist die MeisterLabs GmbH, München. Um Projekte aus MeisterTask zu übernehmen, legt der Nutzer in seinem Meister-Konto einen persönlichen Zugangsschlüssel an und trägt ihn unter Einstellungen → Import & Export ein. Wir speichern den Schlüssel verschlüsselt, dazu Kennung und E-Mail-Adresse des Meister-Kontos. Der Partnerassistent liest damit nur, in MeisterTask schreibt er nichts. Geholt wird nur, wenn der Nutzer es startet, und nur aus den Projekten, die er auswählt: Spalten, Aufgaben mit Beschreibung, Fälligkeit, Zuständigen und Beobachtern, Checklisten, Kommentare mit Verfasser und Zeitpunkt, Anhänge sowie Name und E-Mail-Adresse der Personen im Projekt, damit der Nutzer sie Mitgliedern seines Teams zuordnen kann. Je nach Wahl des Nutzers entstehen daraus Aufgaben, Kontakte mit Karten und Notizen oder Anfragen an Spezialisten; Personen, die nicht im Team sind, stehen mit Namen im Text. Den Stand eines laufenden Umzugs merkt sich der Browser des Nutzers, damit er nach einem Neuladen weiterläuft. Trennt der Nutzer die Verbindung, löschen wir den Zugangsschlüssel; übernommene Aufgaben und Kontakte bleiben. Den Schlüssel selbst kann der Nutzer zusätzlich in seinem Meister-Konto löschen.

10.9 iCloud und andere Kalender (CalDAV)

Nutzer können einen Kalender von Apple iCloud oder einem anderen Server verbinden, der CalDAV unterstützt. Anbieter von iCloud ist die Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland, mit Verarbeitung auch durch die Apple Inc., USA; bei einem anderen Server ist es dessen Betreiber. Der Nutzer gibt Benutzernamen und Passwort ein, bei iCloud seine Apple-ID und ein app-spezifisches Passwort. Das Passwort speichern wir verschlüsselt, dazu die Adresse des Servers und den Benutzernamen.

Termine, die der Nutzer im Partnerassistenten anlegt, tragen wir mit Titel, Zeit, Ort, Notizen, Name des Kontakts und einem Link in den gewählten Kalender ein. Hat ein Termin Gäste, gehen deren E-Mail-Adressen mit, und der Kalenderserver verschickt die Einladungen. Ändert oder löscht der Nutzer diese Termine dort, übernehmen wir Zeit, Titel, Ort, Beschreibung und die Absage. Aus den Kalendern, die der Nutzer zur Anzeige auswählt, speichern wir von anderen Terminen Titel, Zeit, ob die Zeit belegt ist und ob es weitere Gäste gibt, aus Kalendern, in die er schreiben darf, auch den Ort, aus eigenen Kalendern seine Antwort auf Einladungen. Beschreibung und Teilnehmer dieser Termine speichern wir nicht. Abgeglichen wird alle zwei Minuten, von 90 Tagen zurück bis ein Jahr voraus.

Trennt der Nutzer die Verbindung, löschen wir das Passwort, die Liste seiner Kalender und die gespeicherten anderen Termine. Termine, die er mit einem Kontakt verknüpft hat, bleiben mit Titel und Zeit in dessen Akte. Die Einträge im Kalender selbst bleiben dort. Das app-spezifische Passwort kann der Nutzer zusätzlich bei Apple widerrufen. Apple verarbeitet Daten auch in den USA. Die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

10.10 Kalender-Abos

Nutzer können die Adresse eines Kalenders eintragen, den ein anderer Dienst als Abo (iCal) bereitstellt. Die Adresse speichern wir verschlüsselt, denn wer sie kennt, sieht den Kalender. Der Partnerassistent ruft sie alle 15 Minuten von unserem Server aus ab, liest nur und überträgt keine Termine dorthin. Wir speichern Name und Farbe des Kalenders und von seinen Terminen, von 90 Tagen zurück bis ein Jahr voraus, Titel, Zeit, ob die Zeit belegt ist und ob es weitere Gäste gibt. Ort, Beschreibung und Teilnehmer speichern wir nicht. Entfernt der Nutzer das Abo, löschen wir die Adresse und die gespeicherten Termine; mit einem Kontakt verknüpfte Termine bleiben wie in Abschnitt 10.9 in dessen Akte.

Auf Wunsch beantwortet der KI-Assistent im Chat Fragen zu Kontakten, Karten, Aufgaben und Terminen, fasst Karten zusammen, entwirft Nachrichten und schlägt einen Tagesplan vor. Dafür senden wir die jeweils nötigen Angaben (z. B. Name, Stufe, nächste Schritte, Kommentare, Aufgaben, Termine und Bedarfe) an den KI-Dienst „AI Hosting“ der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4-6, 32339 Espelkamp. Die Verarbeitung findet in Rechenzentren in Deutschland statt, eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nicht. Zeilen, die nach sensiblen Werten aussehen, entfernen wir vorher. Nach Angaben von mittwald werden die Eingaben weder dauerhaft gespeichert noch zum Training genutzt. Mit mittwald besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Wir protokollieren nur die Anzahl der Anfragen, nicht deren Inhalt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Unter Kommentarfeldern lässt sich Text auch einsprechen. Erst auf Klick nimmt der Browser über das Mikrofon auf, nach dem Beenden geht die Aufnahme an denselben KI-Dienst, der sie in Text umwandelt. Der Text landet im Feld und wird erst gespeichert, wenn der Nutzer ihn absendet. Die Aufnahme selbst speichern und protokollieren wir nicht. Gesprochenes können wir vorher nicht auf sensible Werte prüfen, deshalb gehören Gesundheits-, Steuer- und Bankdaten auch hier nicht hinein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Ist der KI-Assistent eingeschaltet, schreibt derselbe KI-Dienst Mitschnitte von Gesprächen und Nachrichten auf der Mailbox (Abschnitt 10.7) in Text um und fasst Mitschnitte in wenigen Zeilen zusammen. Abschrift und Zusammenfassung stehen beim Kontakt im Verlauf. Die Verarbeitung findet in Deutschland statt. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung der Gesprächspartner (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Sprachnachrichten im Chat bleiben Aufnahmen. Eine Abschrift entsteht nur, wenn ein Mitglied des Chats sie ausdrücklich anfordert: Dann geht die Aufnahme an denselben KI-Dienst, der Text wird zur Nachricht gespeichert und ist für alle Mitglieder des Chats sichtbar. Ohne diese Anforderung verlässt keine Aufnahme unsere Server. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Hat der Inhaber eines Kontos es freigegeben, können Nutzer ihr eigenes Konto bei Claude (Anthropic) oder ChatGPT (OpenAI) mit dem Partnerassistenten verbinden. Die App liest dann mit den Rechten des Nutzers Kontakte, Karten, Aufgaben, Termine und Bedarfe, sie kann nichts ändern. Was sie liest, übermittelt der Partnerassistent auf Veranlassung des Nutzers an den Anbieter der App. Dieser kann die Daten auch in den USA verarbeiten, es gelten seine Bedingungen und der Vertrag, den der Nutzer mit ihm geschlossen hat. Zeilen, die nach sensiblen Werten aussehen, entfernen wir vorher. Wir protokollieren, wann welche App welches Werkzeug aufgerufen hat, nicht aber Suchbegriffe oder Antworten. Nutzer können die Verbindung jederzeit unter Einstellungen - Verbindungen trennen, der Inhaber kann den Zugriff für das ganze Konto abschalten.

Nutzer können Kontakten persönliche Empfehlungsseiten freigeben. Darüber geben Kontakte Empfehlungen und Bewertungen ab. Die Angaben verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Nutzers (Art. 28 DSGVO).

Nutzer können auf der Empfehlungsseite ein Video von YouTube oder Vimeo einbinden. Beim Aufruf der Seite lädt der Browser nichts vom Anbieter, auch kein Vorschaubild. Erst wenn Besucher auf „Video abspielen“ klicken, lädt der Browser den Player vom Anbieter und übermittelt dabei unter anderem die IP-Adresse und Angaben zum Browser. Der Anbieter kann dann Cookies oder ähnliche Techniken einsetzen. YouTube binden wir im erweiterten Datenschutzmodus über youtube-nocookie.com ein, Vimeo mit dem Parameter „dnt=1“, mit dem Vimeo auf Tracking verzichtet. Anbieter sind die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (YouTube), und die Vimeo.com, Inc., USA (Vimeo). Beide können Daten auch in den USA verarbeiten. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung durch den Klick (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), sie gilt für den jeweiligen Seitenaufruf.

Nutzer können ihre Kundinnen und Kunden zu einer Kunden-App einladen. Darin sehen diese die Verträge und Dokumente, die der Nutzer für sie freigegeben hat, schreiben dem Nutzer, melden Schäden, senden Unterlagen und buchen Termine. Verantwortlich für die Daten der Kundinnen und Kunden ist der Nutzer bzw. seine Organisation, wir verarbeiten sie in deren Auftrag (Art. 28 DSGVO). Hat die Organisation Impressum und Datenschutzhinweise hinterlegt, zeigt die App sie an.

Für den Zugang speichern wir die Mailadresse, an die der Nutzer einlädt, und den Stand des Zugangs. Angemeldet wird mit einem Einladungslink, der 14 Tage und nur einmal gilt, oder mit einem sechsstelligen Code per E-Mail, der 10 Minuten gilt. Von Link und Code speichern wir nur einen Prüfwert. Je angemeldetem Gerät speichern wir eine Sitzung mit einer groben Gerätebezeichnung aus der Browserkennung (etwa „iPhone“) und dem Zeitpunkt der letzten Nutzung. Die Sitzung hält ein technisch notwendiges Cookie (Abschnitt 6). Sie endet nach 180 Tagen ohne Nutzung, beim Abmelden oder wenn der Nutzer den Zugang sperrt. Wer mag, meldet sich mit einem Passkey an (Face ID, Touch ID, Fingerabdruck oder Windows Hello). Dafür speichern wir nur den öffentlichen Schlüssel und eine grobe Gerätebezeichnung; biometrische Daten und der private Schlüssel bleiben auf dem Gerät bzw. im Schlüsselbund von Apple, Google oder Microsoft. Ein App-Code zum Entsperren wird nur als Prüfwert gespeichert. Mit Passkey oder App-Code sperrt sich die App nach 15 Minuten ohne Nutzung.

Nachrichten zwischen Kundin oder Kunde und Nutzer speichern wir mit ihrer Art (Frage, Schaden, geänderte Daten, Unterlagen) in der Akte des Kunden, angehängte Dateien verschlüsselt in der Dokumentablage (Abschnitt 10.1). Schaltet die Kundin oder der Kunde Mitteilungen ein, speichern wir das Push-Abonnement des Geräts wie in Abschnitt 8 beschrieben. Bei einer Antwort des Nutzers oder neu freigegebenen Dokumenten geht eine Mitteilung an die angemeldeten Geräte oder, wenn keines sie annimmt, höchstens alle sechs Stunden eine E-Mail. Beide sagen nur, dass es Neues gibt, nicht was. Auch die Benachrichtigung an den Nutzer nennt nur Art und Absender einer Nachricht, nicht ihren Text. Die Kunden-App wird nicht in Suchmaschinen aufgenommen und setzt keine Tracking- oder Analyse-Cookies.

Bucht ein Nutzer ein Paket, verarbeiten wir zur Abrechnung Name, gegebenenfalls Firma, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, das gebuchte Paket, den Zahlungszeitraum, Beträge, Rechnungen und den Stand der Zahlungen. Zahlt der Inhaber einer Organisation für Mitglieder seines Teams, sieht er, für wen er zahlt und bis wann. Das Mitglied sieht, dass der Inhaber für es zahlt, aber keine Zahlungsdaten.

Bezahlt wird über Stripe. Anbieter ist die Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland. Zum Bezahlen leiten wir auf eine Zahlungsseite von Stripe weiter. Kartennummer oder Bankverbindung geben Sie dort direkt bei Stripe ein. Wir erhalten sie nicht, sondern nur eine Kennung des Kunden bei Stripe und den Stand der Zahlung. Stripe verarbeitet die Zahlungsdaten, um die Zahlung abzuwickeln, Betrug vorzubeugen und eigene gesetzliche Pflichten zu erfüllen, etwa nach dem Geldwäschegesetz, und ist dafür selbst verantwortlich. Stripe kann Daten auch an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln. Die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung von Stripe.

Rechnungen erstellen wir selbst und senden sie per E-Mail (Abschnitt 7). Für unsere Buchhaltung geben wir Rechnungen und Zahlungseingänge an den Anbieter unserer Buchhaltungssoftware und an unsere Steuerberatung weiter. Rechnungen und Zahlungsbelege bewahren wir so lange auf, wie es das Steuerrecht verlangt (§ 147 AO, § 14b UStG), derzeit acht Jahre. Die übrigen Daten zur Abrechnung löschen wir, sobald der Vertrag beendet ist und keine Beträge mehr offen sind.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflicht).

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet nur statt, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, Sie eingewilligt haben oder dies auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen (z. B. mit dem Hosting- und dem E-Mail-Dienstleister) erfolgt.

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nur statt, wenn ein Nutzer Google, Calendly, Cal.com, WhatsApp oder iCloud verbindet, der Inhaber Telnyx verbindet (Abschnitt 10), Claude oder ChatGPT verbindet (Abschnitt 11), Push-Meldungen einschaltet (Abschnitt 8), Besucher einer Empfehlungsseite ein eingebundenes Video abspielen (Abschnitt 12) oder Stripe Zahlungsdaten an die Stripe, Inc. weitergibt (Abschnitt 14). Verbindet ein Nutzer einen anderen Kalenderserver oder ein Kalender-Abo (Abschnitte 10.9 und 10.10), richtet sich der Ort nach dem Anbieter, den er wählt. Ohne diese Funktionen bleiben die Daten der Anwendung in Deutschland, Zahlungsdaten verarbeitet Stripe in Irland. Bei der Prüfung neuer Passwörter auf Datenlecks (Abschnitt 5) geht nur der Anfang eines Prüfwerts an Have I Been Pwned, der keinen Rückschluss auf Sie zulässt.

Ihnen stehen gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist u. a. die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

Wir verwenden eine TLS-Verschlüsselung (HTTPS) für die Übertragung von Daten sowie geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen. Passwörter werden ausschließlich in verschlüsselter Form (Hash) gespeichert, Zugangsschlüssel zu verbundenen Diensten verschlüsselt. Jede Datei der Dokumentablage verschlüsseln wir einzeln (AES-256-GCM), der Schlüssel liegt getrennt von den Dateien. Auf Kundendaten greift nur zu, wer den Kunden betreut, an ihm mitarbeitet oder als Führungskraft dazu berechtigt ist. Protokolle enthalten keine Inhalte, Dateinamen oder Werte.

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig. Durch die Weiterentwicklung unserer Anwendung oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen.